對于IATF16949:2016標準,確有一部分企業在轉版過程中還存在一些問題。
結合審核及培訓工作的實踐,筆者針對汽車行業企業轉版過程存在的問題進行總結,深入認識新版標準變化的重點及轉版的現實意義,并提出對應策略。
新版標準轉版過程中的常見問題
汽車企業(主機廠及零部件公司)在轉版過程中,特別是在新版標準的認識及導入、體系轉版策劃、實施及改進環節中還存在不少問題,集中表現為存在以下5方面的誤區。
誤區1:IATF16949:2016 標準仿佛一本“天書”,不適合企業實際
部分企業反映,ISO/TS16949:2009標準實施沒幾年,好不容易學懂弄通了,卻又轉版,而且變化這么大,仿佛一本“天書”,質疑新版標準的適宜性和有效性。這樣按照新版標準建立的質量管理體系意味著對過去體系的全盤否定,導致的結果是企業的體系文件(如質量手冊、程序文件等)相互抄來抄去,雷同表述,甚至直接照抄標準條款及其原文,沒有結合企業實際做任何實質性的轉化。
誤區2:實施轉版工作是迫于外部需求,目的就是獲取證書
有的企業表示,管理體系很難給公司帶來經濟效益,實施轉版工作其實就是迫于外部合同方需求的壓力,或者為了廣告宣傳,獲取證書幾乎成了惟一目的。在這樣的背景下,咨詢師則成為替人考試的“槍手”,按照新版標準要求匆匆修改質量管理體系文件,突擊申請認證也就順理成章;企業投入盡可能少的人力物力資源,加班杜撰文件、編造記錄對付認證審核屢見不鮮,質量管理水平不升反降。
誤區3:轉版工作是主責部門的事,和其他部門沒有關系
一些企業部門主管(甚至公司領導)認為,體系轉版就是主責部門的事。領導確保人力物力等資源提供到位,出了問題就拿主責部門是問,全然不顧實際情況。主責部門的人員整日提心吊膽,獲取證書是他們最大的期盼,而其他部門人員卻認為體系轉版工作就是給自己增添負擔,找主責部門則名正言順,他們不了解 “全員參與”的原則,更沒有公司上下一盤棋的思想。
誤區4:執行文件比保留記錄更重要
有些企業,特別是剛剛導入ISO/TS16949:2009標準的企業,往往沒有記錄的習慣。新版標準有關文件要求的靈活性,更讓他們錯誤地認為,在轉版工作中認認真真做記錄則是浪費時間,只要踏踏實實地貫徹執行質量管理的各項控制措施,就可以確保產品質量不斷提高,也可以讓顧客放心。但他們沒有意識到,恰當、規范的質量記錄,不僅可以為質量管理體系的符合性、有效性和適宜性提供證據,規避風險,而且還可以為企業在數據分析、持續改進等方面提供重要的基礎數據。
誤區5:制定方針目標,采取對策措施是用來對付審核的
質量方針和質量目標對剛剛接觸ISO/TS16949標準的企業而言非常陌生。而新版標準強調領導作用和過程績效的背景下,轉版工作使一些企業誤認為質量方針似乎變成一句口號,質量目標及其對策措施就成了一組固定的公式和數據,不是用來發揮綱領及調控作用,不是為了促進體系的改進和提高,而是成了對付審核的有效工具。
在轉版工作中,以上誤區具有一定的普遍性和代表性,有的表現在認識層面,有的來源于實際執行層面,其形成原因是多方面的:從企業本身來說,主要原因包括企業外部環境差、人力資源配置不足、家族式管理模式根深蒂固、缺乏提高產品質量的內在動力等。從外部環境來講,許多咨詢機構沒有和認證機構真正脫離、咨詢隊伍的水平總體偏低以及同行之間的惡性競爭也是導致中小企業存在上述誤區的根源。
正因為以上誤區的存在,部分企業只在意獲得質量管理體系認證證書,而不在意、不理解、不投入提高質量管理體系運行的效率和效益,產生管理體系換版與實際工作的兩張皮現象,從而導致體系管理工作與實際工作嚴重脫節。
重新認識新版標準的變化點及轉版工作的現實意義
與2009版質量管理體系標準相比,除了常規編輯性的修改外,新版標準引人注目的變化在于其技術性和深層次:增加諸如組織及其內外部環境、相關方需求和期望、應對風險和機遇、組織知識管理等新要求,更加注重過程方法及管理,突出領導作用及承諾,文件格式及內容要求更加靈活,結構和格式更具兼容性。新版標準致力于使質量管理體系更好地服務于組織目標的實現并創造價值??梢哉f,新版標準的發布是一個里程碑式的事件,國際標準化組織甚至稱其為“未來25年的質量管理標準”。
近年來,我國汽車行業的生產經營環境發生顯著變化,市場競爭日趨激烈,從合資到自主,從傳統汽車到新能源汽車,從主機廠到零部件廠,兼并重組時有發生。如何應對內外部風險,抓住發展機遇,持續提供滿足并超越顧客期望的合格產品和服務的重大課題,與新版標準提出的重要命題或理念不謀而合,從而在指導汽車行業企業系統識別經營和決策風險機遇,搶抓創新與變革重要契機等方面具有很強的現實意義。
繼續深入推進新版標準轉版工作的對策
正確認識新版標準體系轉版工作
開展好新版標準體系轉版工作,汽車行業企業特別是中小型企業,從高層到員工,全員必須正確認識新版標準體系轉版工作的現實意義,澄清并最大程度上避免上述誤區的存在。
深入學習新版標準,確立工作目標
第一,對照新版及舊版標準,認真識別企業在轉版工作中需要解決的薄弱環節,進行影響分析和差異評審,以便集中資源和時間解決現實存在的問題;第二,制定轉版工作實施計劃,并盡早開展工作,避開轉換期將近結束時突擊審核的高峰;第三,向所有有關方(各職能、層次或過程的人員)提供適宜的培訓和意識教育,使其明了自己在QMS運行過程中的職責、權限和作用,以及產生非預期結果對QMS系績效及有效性的影響;第四,更新現有的QMS文件,以達到新版標準要求,并驗證其有效性;第五,適當時要與認證機構充分溝通轉版工作的具體安排。
權責明確,穩定有序推進管理體系轉版工作
新版標準轉版工作是一項系統的、復雜的工作,在全面了解公司質量管理體系狀況的前提下,方可進行科學的規劃與運作。公司最高管理者負責戰略方向、資源提供、職責分配、體系范圍與框架等大的方面,具體工作可由主管部門牽頭,組織相關職能部門,職責清晰、權責明確地開展體系轉版工作。
轉版后的新版標準將會給公司發展帶來新動向:基于風險思維,更加強調質量管理原則;注重產品符合性和過程有效性的輸出;組織的文化、IT技術創新、生命周期(LC)等作為新內容納入體系管理工作;有效性、效率和靈活性,結合質量管理工具(FMEA,SPC,MSA等),其運用范圍和程度在體系管理中逐漸擴大。所有這些都會對組織產生很多有益的潛在影響。
雖然新版標準轉換過渡期快要結束,但對于其他領域開展轉版工作的帶動及輻射作用正在凸顯,同時作為汽車行業企業前瞻性研究、核心技術研發及生產過程控制等方面的基石,由新版標準構成的質量管理體系在策劃、實施、改進方面都呈現出旺盛的生命力和推廣價值。
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